深圳市图鸥公益事业发展中心证书和印章管理制度
第一章 总 则
第一条 为加强深圳市图鸥公益事业发展中心（以下简称“本中心”）印章和证书的管理与使用，确保证书、印章管理的合法性、规范性、严肃性和安全性，有效维护本中心利益，依据《民办非企业单位登记管理暂行条例》《民办非企业单位印章管理规定》《国务院关于国家行政机关和企业事业单位社会团体印章管理的规定》等有关法规、政策及本中心章程，结合本中心实际，制定本制度。
第二条 本制度所称印章，是指本中心的名称印章（公章）、法定代表人印章和专用印章（财务专用章、发票专用章、合同专用章、钢印及电子印章等）。印章管理包括刻制、授权、保管、使用、废止、更换。
第三条 本制度所称证书，是指本中心的法人登记证书（正本、副本）、银行开户许可证（银行账户信息证明）、印章备案证明以及其他与主体资格和业务开展相关的资质证书、证照。
第四条 印章刻制应严格遵守国家有关规定，严禁在非法定机构刻制印章。证书保管、使用应当合法合规，确保证书安全完整、使用有据可查。
第二章 印章保管
第五条 印章应授权指定的保管人负责保管，被指定的保管人应具备良好的职业道德和操守。印章保管人具有保管、登记、监督等多重责任与权利。
第六条 本中心预留在银行的印鉴应为法定代表人印章、财务专用章。法定代表人印章与公章，其保管人不得为同一人。印章保管人应妥善保管印章并规范用印，防止因印章丢失、被盗用、滥用等行为给本中心造成损失；如因违反规定使用印章造成严重后果的，追究保管人或责任人的相关责任。
第七条 根据印章性质，印章保管人应承担责任是：1.公章的保管人为办公室行政；2.法定代表人印章的保管人为办公室行政，无独立使用权利；3.财务专用章的保管人为办公室行政，无独立使用权利，但有监督及使用审批权力。
第八条 印章保管人因事离岗时，应由本中心负责人指定人员暂时代管，以免贻误工作。印章移交须办理手续，签署移交证明，注明移交人、接交人、监交人、移交时间、印章图样等信息。
第三章 印章使用
第九条 严禁在空白纸张、合同、协议、证明及介绍信等材料上加盖公章、财务章和法定代表人印章。严禁任何人未经批准将印章借出代本中心使用。
第十条 确需携带公章、法定代表人印章等外出办事或出差时，应事先经法定代表人批准，并应至少两人共同登记《印章借用登记本》，共同携带印章、共同使用。印章外出期间，借用人只能将印章用于申请事由，并对印章的使用后果承担一切责任。办理完毕后，经办人应共同归还印章，并办理借用注销登记。
第十一条 用印前要核实签发人姓名、用印件内容与落款。盖印位置要恰当，印迹要端正清晰。经办人、审批人对盖章材料内容的真实性、合法性负责。
第十二条 以本中心名义上报、外送、下发的文件、合同、资料、报表等法律文件，履行规定报批程序后，应经法定代表人审阅批准方可盖章。
第十三条 申请盖章人应填写《用章审批单》，填写内容包括：申请部门、经办人姓名（本人签名）、申请日期、文件材料名称、内容摘要及拟报送部门或用途等，经主任审核同意后，由法定代表人核准签署。
第十四条 公章保管人根据已签批的《用章审批单》在文件资料上加盖公章，并在印章使用登记簿内登记盖章日期、事项、报送单位等。用印完毕后，印章保管人应将《用章审批单》收集存档。
第十五条 涉及办理银行业务、支付款项以及注明法定代表人可用签章的合同等须加盖法定代表人印章的，须凭法定代表人签批的《用章审批单》方可加盖法定代表人印章。财务章主要用于银行汇票、现金支票、付款及托收等需要加盖银行预留印鉴的业务。
第四章 印章废止、更换
第十六条 废止或缴销的印章，应由保管人员填写废止事项内部呈批单，呈送本中心负责人核准后，交由办公室行政统一废止或缴销。
第十七条 遗失印章时，责任人应立即向本中心负责人汇报，由印章保管人填写内部呈批单，详细说明遗失原因、责任人、可能造成的后果、已经采取的补救措施、预计还需采取的措施及责任人处罚建议等，呈本中心负责人核准后，交由办公室行政办理。如遗失本中心印章，应登报声明并及时向本中心理事会报备。
第十八条 更换印章时，由印章保管人员填写更换印章内部呈批单，说明更换原因，呈送本中心负责人核准后，交由办公室行政按负责人批示处理。如有需要，须填写新增印章内部呈批单申请新的印章。
第十九条 本中心办理注销登记后，应及时将印章交回登记管理机关封存。
第五章 证书管理
第二十条 法人登记证书正本应悬挂在本中心办公场所、服务场所的醒目位置，向社会公众公开；证书副本及银行开户许可证等其他证照、资质证书，由专人（办公室行政）妥善保管。
第二十一条 本中心各类证照正本、副本及资质资格文件，由办公室行政集中保管，并建立证照登记台账，逐项登记证照名称、编号、有效期、保管人。任何人未经允许不得擅自使用上述证照从事活动。
第二十二条 本中心人员因工作需要借用证照原件的，应填写借用申请，注明使用目的、使用时间及使用人，经本中心负责人同意后登记借用；使用完毕应及时归还并办理归还登记。借用人对借用期间证照的安全负责。
第二十三条 因工作需要使用证照复印件的，须经本中心负责人签字同意并注明使用目的后，方可办理使用手续，并在复印件上注明用途。
第二十四条 本中心按登记管理机关要求，按时报送年度工作报告并向社会公开；证书、证照需办理审验、换证、延续等手续的，由办公室行政按时办理，因未及时办理造成损失的，由相关责任人承担。
第二十五条 本中心名称、住所、法定代表人、业务范围、开办资金等登记事项发生变更的，应在登记管理机关核准后及时换发证书，并同步更新公示证照、银行预留信息及各类资质文件。
第二十六条 造成证照遗失的，由直接责任人承担责任；保管人私自将证照外借或不按正规手续办理借（使）用手续的，造成直接经济损失由相关责任人承担，直至追究其法律责任。
第六章 附 则
第二十七条 本制度未尽事宜或与有关规定不一致的，按有关规定执行。本制度经2025年10月26日第四届第一次理事会审议通过生效，由理事会负责解释。